Projekte voranbringen

Nov 02

Neue Entwicklungen und Projekte in Deinem Unternehmen etablieren und Umsetzungsprojekte planmäßig voranbringen

Fünf Erfolgsfaktoren:

Erlange Klarheit: Identifikation und Zielsetzung

Aktuelle Marktentwicklungen und der Megatrend der Digitalisierung setzen Dein Unternehmen unter Handlungsdruck. Viele Bereiche in Deinem Unternehmen sind betroffen. Auch wenn die derzeitige Auftragslage gut ist, möchtest Du zukunftssicher aufgestellt sein. Auswirkungen hat das Ganze auf die Produktentwicklung, das Marketing, das Mitarbeitermanagement und -recruiting, die Marktkommunikation, den Unternehmensauftritt, die Überprüfung und Erschließung von Vertriebswegen, die Etablierung neuer, Prozesse und Arbeitsweisen, uvm. Eigentlich einmal alles.

Die Zusammenhänge der modernen Märkte und die Auswirkungen auf Dein Unternehmen sind vielfältig und komplex. Jeder Bereich in Deinem Unternehmen hat seine eigenen berechtigten Anforderungen und Interessen an die Unternehmensentwicklung. Du musst nun dafür sorgen, dass Du die richtigen Maßnahmen und Projekte identifizierst und dass diese vom gesamten Unternehmen gemeinsam getragen, bearbeitet und vorangetrieben werden. Es ist wichtig, dass Du weißt, welche Projekte Du angehen willst, welche Du nicht umsetzt oder nach hinten verschiebst. Tu‘ das bewusst. Schaff Dir dafür die bestmöglichste Ausgangslage, um diese Entscheidungen treffen zu können. Setze Dir klare Zielsetzungen für die Zukunft Deines Unternehmens und dann triff‘ die Entscheidungen, um diese Ziele zu erreichen. Kommuniziere diese Entscheidungen und Zielsetzungen transparent in Deinem Unternehmen. Sie bilden den Rahmen für die Handlungsentscheidungen Deiner Mitarbeiter. So ist gewährleistet, dass sie ihre eigenen Handlungen daran ausrichten können.

Bei allem Stress im Tagesgeschäft: Nehme Dir die benötigte Zeit für Deine Entscheidungen jetzt. Tust Du das nicht, läufst Du Gefahr, keine treffsicheren Maßnahmen umzusetzen, dem blinden Aktionismus zu verfallen und nicht hinter Deinen Entscheidungen stehen zu können. Deine Mitarbeiter brauchen das als Bezugsrahmen um zielgerichtet arbeiten zu können und Dich zu unterstützen. Und sie brauchen das, um überzeugt von ihren Aufgaben zu sein. Dann arbeiten sie selbstständig und zielgerichtet. Diese Hilfe brauchst Du. Du wirst Kritik aushalten und Überzeugungsarbeit leisten müssen, bei Zweifeln und Einwänden, die Durch aus berechtigt sein werden. Zu wenig Klarheit, wird dich um ein Vielfaches mehr Zeit und Nerven in der Umsetzungsphase kosten.

Handle planmäßig: Aufgaben- und Verantwortungsaufteilung

Du hast Deine nächsten Projekte identifiziert und Deine Ziele gemeinsam mit Deinen Mitarbeitern entwickelt und transparent kommuniziert. Und dann?

Das Tagesgeschäft geht weiter. Nicht nur Dein Schreibtisch ist voll, auch Deine Mitarbeiter langweilen sich nicht. Jetzt muss geklärt werden: Wann und wie geht es los? Wie geht es weiter? Wer hat welche Aufgaben? Wer entscheidet was? Was ist bei Störungen und Konflikten zu tun? Usw.

Ihr braucht einen Handlungsplan und Rahmenbedingungen, in denen die Umsetzung des Projektes stattfinden kann. Sonst kann es geschehen, dass nichts passiert, weil Deinen Mitarbeitern nicht klar ist, wie sie anfangen sollen, oder dass es zu Handlungen kommt, die nicht ergebnisorientiert aufeinander abgestimmt sind. Zeit- und Effizienzverlust sind die Folge.

Ein guter Handlungs- und Zeitplan hilft allen Beteiligten, ihre Aufgaben zu erkennen und wahrzunehmen. Entwickle diesen zusammen mit Deinen Mitarbeitern, die Experten auf Ihrem Fachgebiet sind und Dich bei der Planung unterstützen können. Triff‘ bei Zielkonflikten oder Unstimmigkeiten klare Entscheidungen und setze Prioritäten, die Euch möglichst optimal zum Projektergebnis führen. Zum Beispiel gibt es bei der Einführung neuer Software Funktionen, die unbedingt beim Nutzungsstart abgedeckt sein müssen und wiederum andere, die wichtig sind, aber auch zu einem späteren Zeitpunkt integriert werden können. Identifiziert diese, Priorisiert sie und seid Transparent in den Entscheidungen, damit es nicht zu Missverständnissen kommt.

Kommuniziere die Aufgabenverteilung und die Verantwortungen klar und verbindlich. Stelle sicher, dass jeder seine Rolle kennt. So kannst Du vielen Störungen schon im Vorfeld entgegenwirken.

Reagiere auf Störungen: Ressourcen- und Konfliktmanagement

Deine Mitarbeiter und Du habt ein Ziel und einen Handlungs- bzw. Projektplan. Je besser ihr im Vorfeld geplant und euch abgestimmt habt, desto einfacher und effizienter wird die tatsächliche Umsetzung im Projekt. Doch es wird immer passieren, dass Unvorhergesehenes passiert und es zu einem Engpass kommt. Es kommt z. B.  zu erhöhtem Arbeitsaufkommen im Tagesgeschäft, eine/r Deiner Mitarbeiter/innen fällt aus, oder im Projekt selbst kommt es zu unvorhergesehenen Entwicklungen, deren Zusammenhänge erst mitten in der Umsetzung klar werden.

Du und Deine Mitarbeiter werden damit konfrontiert, die Ressourcen im Unternehmen möglichst zielführend einzusetzen und Anpassungen im Handlungsplan vorzunehmen. Ihr könnt nicht plötzlich Aufträge und Produktion vernachlässigen, weil ihr zum Beispiel gerade damit beschäftigt seid, einen neuen Web-Auftritt zu gestalten. Dennoch musst Du darauf achten, dass die Projektkosten durch Störungen und Verzögerungen nicht ausarten.

Wenn an Deinen Projekten mehrere Unternehmensbereiche beteiligt sind, kann es aufgrund der unterschiedlichen berechtigten Bereichsziele zu Konflikten kommen bei der Umsetzung von Aufgaben oder die Integrierung von Funktionen, z.B. bei einem Softwareprojekt. Damit es nicht zu einer Pattsituation kommt, können diese Konflikte unter Einbezug aller relevanten Informationen und übergeordneter Berücksichtigung der Projekt- und Unternehmensziele nur auf Managementebene gelöst werden, sodass alle wieder an einem Strang ziehen und die Lösung akzeptieren. Hierbei ist es sehr wichtig, einen gemeinsamen Konsens zu finden und mit den unterschiedlichen Interessen und Perspektiven wertschätzend umzugehen.

In Fällen der außerplanmäßigen Störungen geraten Deine Mitarbeiter in Zielkonflikte. Sei‘ in diesen Fällen da und ansprechbar. Zieh‘ Dich bei Problemen nicht zurück, selbst wenn Du ungemein viel zu tun hast. Findet gemeinsam Lösungswege, die allen Beteiligten helfen, ihre Ressourcen zielführend einzusetzen. Und dabei ist es ganz wichtig immer ansprechbar zu sein und transparent zu kommunizieren. Selbst wenn du Dich gerade nicht mit dem Problem beschäftigen kannst oder keine schnelle Lösung vorhanden ist. Alles ist besser, als nicht zu antworten. Du könntest zum Beispiel Deine Mitarbeiter bitten, das Problem analytisch vorzubereiten, sodass Du eine klare Entscheidung treffen kannst, wenn Du selbst keine Zeit hast, Dich näher damit zu beschäftigen. Im besten Fall bekommst Du dadurch Lösungsvorschläge von Deinen Mitarbeitern geliefert oder sie regeln es im Rahmen der Analyse selbst. Manchmal hilft ein kleiner Anstubser. Also bitte beachte: Sei immer Ansprechbar für Deine Mitarbeiter und die Projektbeteiligten und antworte. Antworte auch, wenn Du noch keine Antwort oder Lösung hast.

Steh' hinter dem Projekt: Managementunterstützung

Ein ganz wichtiger Faktor, der im Projektmanagement immer wieder genannt wird, ist die Managementunterstützung. Ohne das nötige Commitment und die aktive Unterstützung auf Führungsebene, ist der Erfolg des Projektes in Gefahr.

Das Verhalten der Managementebene hat einen wesentlichen Einfluss auf das Verhalten der Projektbeteiligten. 

Auch während der Umsetzungsphase ist es wichtig, Nähe zu zeigen, dem Projekt Priorität einzuräumen und ansprechbar zu sein. Langfristig müssen die Projektbeteiligten ihr Engagement und Ihre Motivation behalten, auch wenn es zu Schwierigkeiten und Verzug kommt.

Mitarbeiter nehmen das Verhalten des Managements als Bezugsrahmen für Ihr eigenes Verhalten. Machst Du den Eindruck, dass es Dir nicht besonders wichtig ist und Dein Interesse lässt nach, verlieren auch Deine Mitarbeiter ihre Motivation und ihr Engagement. Wieso sollten Sie ihre Zeit und Ihre Fähigkeiten dazu nutzen für Dich etwas zu erreichen, was Dir gar nicht mehr so wichtig ist? Zeige daher immer wieder Deine Unterstützung, sei ansprechbar, interessiert und antworte.

Projekte umsetzen, wenn die Zeit fehlt: Externe Hilfe

Nicht jedes Unternehmen kann für zusätzliche Projekte die zum Tagesgeschäft hinzukommen, Ressourcen zur Verfügung stellen. Gerade kleinere Unternehmen sind meist so aufgestellt, dass sie im Tagesgeschäft ausgelastet sind. In so einem Fall ist es durchaus sinnvoll, sich Hilfe durch externe Berater und Agenturen zu holen. Sie sind in der Lage Das Zeitproblem in eurem Unternehmen zu lösen. Außerdem bringen Sie ihrerseits fachliches Know-how mit welches die Ergebnisqualität in allen Phasen Eures Projektes erhöht.  

Vanessa

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